SIA “Paul Mason Properties” amata kandidātu privātuma politika

SIA “Paul Mason Properties” (turpmāk – “Uzņēmums” vai “Mēs”) ciena tavu privātumu un apņemas to sargāt atbilstoši šai privātuma politikai (turpmāk – “Privātuma politika”). Šajā Privātuma politikā informēsim par to, kā apstrādājam tavus personas datus. Mēs apņemamies būt atklāti pret tevi un sniegt skaidru, saprotamu informāciju par to, kādus personas datus apstrādājam, kāds ir apstrādes nolūks, cik ilgi uzglabājam personas datus un kāds ir apstrādes juridiskais pamats, kā arī citu informāciju, kāda mums jāsniedz saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem.

1. Kādus personas datus mēs apstrādājam un kāpēc to darām?

Darba pieteikuma un darbā pieņemšanas procesā mēs ievācam, izmantojam un uzglabājam šos personas datus:

Personas datu kategorijas

Apstrādes juridiskais pamats

• Vārds
• Uzvārds
• Atrašanās vieta (nav obligāti)
• Kontaktinformācija (e-pasta adrese vai tālruņa numurs)
• Adrese
• Darba pieredze
• Izglītība (ieskaitot kursus un sertifikātus)
• Valodu prasme
• Vēlamais atalgojums
• Citas prasmes atbilstoši amatam, kam esi pieteicies
• Intervijas piezīmes (šādas piezīmes var ietvert arī tavas atbilstības novērtējumu)
• Pārbaužu un/vai praktisko uzdevumu rezultāti
• Pieteikuma pielikumi (nav obligāti)
• URL saite uz sociālo tīklu kontiem (nav obligāti)
• Fotogrāfijas (nav obligāti)
• CV (var iekļaut fotogrāfijas un video) (nav obligāti)
• Pieteikšanās procesa dati (piem., pieteikumu skaits, intervijas datums, piezīmes, paziņojumi)
• Saziņas dati (piem., e-pasta adrese, e-pasta ziņojumu saturs)
• Vēlamais amats un/vai darbalaiks

Tava piekrišana: piesakoties darbā mūsu uzņēmumā tu piekrīti, ka apstrādājam tavā profilā, kas izveidots mūsu atlases rīkā, tavā CV un pieteikuma vēstulē iekļautos personas datus un ka saglabājam tavu informāciju mūsu kandidātu datubāzē turpmākiem darba piedāvājumiem.

Mūsu likumiskās intereses atlasīt labākos un atbilstošākos kandidātus atvērtajām IKEA vakancēm, lai nodrošinātu uzņēmuma darbības nepārtrauktību vai lai aizstāvētu savas likumīgās tiesības, piemēram, gadījumā, ja tu ierosini lietu par diskrimināciju saistībā ar mūsu atlases procesu konkrētam amatam. Šādā gadījumā personas datu apstrādes pamats ir mūsu likumīgās intereses aizstāvēt savas tiesības.

Atbilstības nodrošināšana tiesību aktiem un normatīvajām prasībām.

2. Kā mēs iegūstam tavus datus?

Kandidātu personas dati var tikt iegūti kādā no šiem veidiem:

• kandidāta datus mums iedod tu kā amata kandidāts. Kad tu sniedz informāciju, iesniedzot savu pieteikumu vai darbā pieņemšanas procesā, piemēram, piesakoties uz kādu konkrētu vakanci mūsu izmantotajā platformā TeamTailor (turpmāk – “Platforma”); vai kad tu piekriti tavu datu iekļaušanai mūsu datubāzē vai kontaktpersonu sarakstā;
• kandidāta datus mums iedod darbinieku atlases uzņēmums (ja attiecināms uz tavu pieteikumu);
• kandidāta datus mums iedod kāds no esošajiem IKEA darbiniekiem, lai ieteiktu potenciālo darbinieku. Tādā gadījumā mēs nekavējoties tevi par to informēsim un lūgsim tavu atļauju izmantot tavus personas datus kandidātu atlases procesā;
• kandidāta datus iegūstam no trešām pusēm – no publiski pieejama avota, piemēram, LinkedIn vai cita avota, kas sniedz ar uzņēmējdarbību vai darbinieku atlasi saistītus pakalpojumus un kas darbojas, izmantojot tīmekļa vietni, kurā esi norādījis informāciju par sevi; no tevis rakstītām publikācijām vai publikācijām, kuru rakstīšanā esi piedalījies un kuras ir publiski pieejamas, vai ja tu esi iedevis LinkedIn vai līdzīga portāla profila tīmekļa vietnes adreses saiti.

Mēs apstrādājam tavus personas datus atlases procesa administrācijas nolūkā, piemēram, lai atsauktos uz tavu pieteikumu, izveidotu kandidāta profilu un atbilstoši ar tevi sazinātos (piemēram, uzaicinātu tevi uz interviju). Mēs apstrādāsim tavus personas datus arī tāpēc, lai izvērtētu tavu pieteikumu, tostarp noteiktu, vai esi piemērots konkrētam amatam, vai tava izglītība, pieredze un valodu prasme atbilst amata prasībām un vai algas līmenis ir samērojams ar vēlamo. Atlases procesā (intervijās) mēs varam veikt piezīmes, kas var ietvert personas datus. Šādus datus apstrādājam, lai izvērtētu tavu atbilstību amatam. Atlases procesā tevi var lūgt izpildīt pārbaudes un/vai praktiskus uzdevumus. Pārbaužu un/vai praktisko uzdevumu rezultātus izmantosim, lai izvērtētu tavu atbilstību amatam, kam esi pieteicies. Izvērtējos tavu pieteikumu, mēs apstrādāsim tevis sniegtos personas datus. Tas attiecas uz CV un pieteikuma vēstuli, bet var attiekties (taču nekādā gadījumā ne obligāti) uz tevis iesniegtām fotogrāfijām un video. Iespējams, izmantosim arī tavu e-pasta adresi, lai nosūtītu informāciju par tavu pieteikumu (piemēram, lai paziņotu par pieteikuma saņemšanu, uzaicinātu uz interviju, nosūtītu atteikumu vai līdzīgu informāciju).

Platformā tev būs iespēja augšupielādēt pielikumus atlases vadītāju vērtējumam. Šādus pielikumus iesniedz brīvprātīgi, un tos apstrādā, lai gūtu vispārēju priekšstatu par tevi un lai izvērtētu tavu atbilstību amatam, kam esi pieteicies.

Platformā tev ir iespēja sasaistīt pieteikumu ar sociālo tīklu kontiem (piemēram, LinkedIn, Facebook un Twitter). Ja tu izvēlies norādīt saiti uz saviem sociālo tīklu kontiem, mēs apstrādāsim šos personas datus, pamatojoties uz tavu piekrišanu, un pārskatīsim informāciju tavos sociālo tīklu kontos tikai tad, ja tas nepieciešams konkrētajam amatam, piemēram, lai novērtētu specifiskus riskus konkrētā amatā, un tikai tādā apmērā, kādā šo datu vākšana ir nepieciešama un nozīmīga tā amata pienākumu pildīšanai, kam esi pieteicies.

Lūdzu, ņem vērā, ka mēs izmantosim tavus pieteikuma datus tikai atlases procesā uz amatu, kam esi pieteicies. Ja plānojam apstrādāt tavus personas datus citā nolūkā nekā tajā, ar kādu dati sākotnēji iegūti, mēs pirms apstrādes sākuma tevi par to informēsim un nepieciešamības gadījumā lūgsim tavu piekrišanu. Piemēram, ja tavus personas datus apstrādā atlases procesā konkrētam amatam, gadījumos, kad uzskatām, ka tu būtu piemērots citam amatam mūsu uzņēmumā, mēs varam lūgt tavu piekrišanu nākotnē apstrādāt tavus personas datus saistībā ar citu amatu. Ja tu piekritīsi, mēs apstrādāsim tavus datus atlases procesos nākotnē, un tie tiks iekļauti mūsu kandidātu datubāzē.

Mēs varam iegūt tavu kontaktinformāciju arī no IKEA darbinieka, kas tevi ieteicis amatam, kā arī no personāla atlases uzņēmuma, karjeras portāliem vai datubāzēm, piemēram, CV Online vai nodarbinātības aģentūrām, kā arī no izglītības iestādēm vai organizācijām. Tādā gadījumā mēs nekavējoties tevi par to informēsim un lūgsim tavu atļauju izmantot tavus personas datus kandidātu atlases procesā. Ja 30 dienu laikā nesaņemsim tuvu piekrišanu, tava kontaktinformācija tiks automātiski izdzēsta.

Pieteikumu iesniedz brīvprātīgi, un tu vari izvēlēties, kādus personas datus gribi sniegt un kādā apmērā. Dažos gadījumos atkarībā no konkrētā amata mēs varam lūgt papildinformāciju, piemēram, par tavu vadītāja apliecību, piekrišanu strādāt maiņu darbu vai citu informāciju. Tu esi atbildīgs par sniegtās personīgās informācijas atbilstību un patiesumu. Izvērtējot pieteikumu, mēs apstrādāsim personas datus, kas ietverti profilā, CV un pieteikuma vēstulē. Ja būsi sniedzis informāciju, kas nav nepieciešama atlases procesam, šī informācija netiks ņemta vērā.

Lūdzu, atceries – tu nevarēsi piedalīties atlases procesā gadījumā, ja izvēlēsies nesniegt savus personas datus.

3. Cik ilgi glabājam tavus personas datus?

Tavi personas dati tiks glabāti papīra un digitālā formātā. Datus glabā ne ilgāk par 3 mēnešiem pēc tam, kad ir slēgta vakance, kurai biji pieteicies. Gadījumā, ja piekrīti nākotnē piedalīties atlases procesā uz citu vakanci, mēs glabāsim tavus personas datus ne ilgāk kā 1 (vienu) gadu no brīža, kad šī piekrišana saņemta. Gadījumā, ja saņemam par tevi citu informāciju, izņemot tiešu pieteikumu, piemēram, informāciju no personas, kas tevi ieteikusi, bet tu 30 dienu laikā neesi devis savu piekrišanu šīs informācijas apstrādei, šādi iegūtie personas dati tiks izdzēsti.

4. Kam tiks izpausti tavi personas dati?

Tavi personas dati var tikt atklāti mūsu datu apstrādātājiem, piemēram, IT pakalpojumu sniedzējiem.

Tā kā mēs izmantojam uzņēmumam “Teamtailor AB” piederošo kandidātu atlases platformu TeamTailor, uzņēmumam “Teamtailor AB” un tā apakšuzņēmējiem, sniedzot pakalpojumus, var būt pieejami kandidātu personas dati. Mūsu datu apstrādātājs ir uzņēmums “Teamtailor AB”.

Tavi personas dati var tikt nodoti attiecīgajām valsts iestādēm, kuras ir tiesīgas pārbaudīt informācijas atbilstību, taču tikai pēc šo iestāžu lūguma un/vai, ja tas ir nepieciešams uzņēmuma likumīgo interešu aizstāvībai valsts vai tiesībsargājošās iestādēs.

5. Personas datu aizsardzība

Mēs izmantojam dažādus uzņēmuma drošības mehānismus, lai aizsargātu tavus personas datus. Tavi personas dati tiek glabāti drošā veidā un ir pieejami tikai ierobežotam cilvēku lokam.

6. Tavas tiesības

Tev ir tiesības:

a) iegūt no mums informāciju par to, vai mēs apstrādājam tavus personas datus un gadījumos, kad tā ir, piekļūt saviem personas datiem;

b) pieprasīt, lai mēs izlabojam nepareizus tavus personas datus;

c) noteiktos apstākļos uz tavu personas datu dzēšanu. Šīs tiesības nav spēkā tad, ja apstrāde ir nepieciešama, lai īstenotu vārda un informācijas brīvību, lai pildītu likumā noteiktās prasības vai celtu, īstenotu vai aizstāvētu likumīgas prasības;

d) noteiktos gadījumos personīgi saņemt vai nosūtīt savus personas datus (tā dēvētās tiesības uz datu pārnešanu);

e) noteiktos apstākļos ierobežot savu personas datu apstrādi;

f) iebilst pret to, ka mēs apstrādājam tavus datus. Tas attiecas uz gadījumiem, kad datu apstrādes pamatā ir mūsu vai trešās personas leģitīmās intereses;

g) jebkurā laikā atsaukt piekrišanu savu datu apstrādei.

Lai īstenotu minētās tiesības, lūdzu, iesniedz mums vai datu aizsardzības speciālistam rakstisku pieprasījumu (kontaktinformācija ir norādīta turpmāk tekstā).

Tev ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā (http://www.dvi.gov.lv), ja uzskati, ka mēs neapstrādājam personas datus atbilstoši piemērojamiem tiesību aktiem.

7. Sīkdatņu izmantošana TeamTailor platformā

Lietojot TeamTailor platformu, informācija par tavām veiktajām darbībām platformā var tikt saglabāta sīkdatņu veidā. Sīkdatnes ir pasīvi teksta faili, kas tiek iegūti pakalpojuma lietošanas brīdī un tiek uzglabāti lietotāja ierīces, piemēram, datora, viedtālruņa vai planšetes, tīmekļa pārlūkprogrammā. Mēs izmantojam sīkdatnes, lai uzlabotu lietotāja pieredzi, lietojot šo platformu, un lai iegūtu informāciju, piemēram, platformas lietošanas statistikai. Tas tiek darīts, lai nodrošinātu, uzturētu un uzlabotu šo platformu. Sīkdatņu veidā iegūtā informācija var būt personas dati, un tādos gadījumos ir attiecināmi mūsu Sīkdatņu politikas nosacījumi.

Lietotāji jebkurā laikā var atspējot sīkdatņu izmantošanu, izmainot vietējos iestatījumus savās ierīcēs. Atspējojot sīkdatnes, var tikt ierobežota platformas darbība, piemēram, dažas funkcijas var nebūt pieejamas.

8. Izmaiņas mūsu privātuma politikā

Mēs regulāri pārskatām savu privātuma politiku. Šī privātuma politika ir atjaunināta 2022. gada 10. februārī.

9. Kontaktinformācija

Ja tev ir jautājumi par tavu personas datu apstrādi, prasības vai ja tu vēlies sniegt atsauksmi, lūdzu, sazinies ar mums:

SIA Paul Mason Properties, reģistrācijas numurs: 50103951541, juridiskā adrese: Biķeru iela 2, Dreiliņi, Stopiņu pagasts, Ropažu novads, LV-2130, Latvija, tālruņa numurs: +371 63301000, e-pasta adrese: info@IKEA.lv.

Datu aizsardzības speciālista e-pasta adrese: dpo@IKEA.lv.

Tu vari sazināties ar mūsu datu aizsardzības speciālistu, nosūtot e-pasta vēstuli uz iepriekš minēto adresi ar norādi, ka tā ir adresēta datu aizsardzības speciālistam.

SIA "Paul Mason Properties" candidate privacy policy

We, SIA "Paul Mason Properties", respect your privacy and are committed to protecting it by complying with this Privacy Policy ("Privacy Policy"). In this Privacy Policy you will find information about the processing of your personal data. We are committed to being transparent by providing clear information about what personal data we process about you, the purposes of the processing, the retention period of the personal data, as well as the legal basis for the processing and any other information that we are required to provide under applicable law.

1. What personal data do we process and why?

In connection with your application and the recruitment process, we will collect, use and store the following persona data:

Categories of personal data

Legal basis for the processing

• Name
• Surname
• Location (optional)
• Contact details (e-mail or phone number)
• Address
• Employment history (experience)
• Education history (including training courses, certificates)
• Languages
• Salary expectations
• Other skills relevant for the position you are applying for
• Notes from the interview process (such notes may include our assessment of you as a candidate)
• Results of tests and/or practical tasks
• Attachments to the application (optional)
• URL link to social media accounts (optional)
• Photos (optional)
• Résumé (the résumé may include photos and videos) (optional)
• Application process data (e.g. number of applications, interview date, notes, notifications)
• Communication data (e.g. Email address, email content)
• Preferred work and/or working hours

Your consent – by applying for a job in our company you agree that we process your personal data included in your profile in our recruitment tool, curriculum vitae (CV) and application letter Or your consent to be in our candidates’ database for the future job offers.

Our Legitimate interests to select the best and proper candidates for IKEA open positions to ensure the continuity of business or in order to protect our legal rights, e.g. if you initiate a discrimination process in relation to the recruitment process for a specific position in our company, such processing of personal data is based on legitimate interest to protect our rights.

Comply with legal or regulatory requirements.

2. How do we collect information about you?

We may collect personal information about candidates from the following sources:

• You, the candidate. When you provide information as part of your application or during the recruitment process, e.g. when you apply for a specific position through the TeamTailor's candidate selection platform (hereinafter – Platform) that we are using; or you have given the consent to be in our database or connection;
• The recruitment agency (if applicable for your application).
• Candidate’s data is submitted by existing IKEA employee as a referee. In that case we are informing you immediately and asking for permission to use your personal information in the respect of the selection process;
• The data from third parties from a publicly accessible source: e.g., LinkedIn, or other business or employment-oriented services that operate via websites where you have added information about yourself; publications which you have written/contributed to, and which are publicly available or you have provided the link to LinkedIn URL profile or similar.

We process your personal data for the purposes of administrating the recruitment process that includes inter alia a follow-up on your application, create a candidate profile and for communicating with you in an appropriate manner (e.g. inviting you to an interview). We will also process your personal data in order to evaluate your application, which includes determining if you are eligible for a certain position, if your education, experience and language skills meet the requirements for this position, whether the salary level is in line with your expectations. During the recruitment process (interviews), we may take notes that may contain personal data. We process such data in order to evaluate your eligibility for the position. During the application process you may also be asked to perform tests and/or practical tasks. The results from the tests and/or practical tasks will be processed in order to evaluate you for the employment in question. When evaluating your application we will process the personal data provided by you. This concerns the résumé and cover letter, but may also concern (on a purely optional basis) photos and/or videos of you. We also use your e-mail in order to send notifications about your application process (e.g. that we have got your application, invitation to interview, rejection etc.).

The Platform will provide the opportunity for you to upload attachments for the recruiting team to evaluate. Any such attachment is provided on a voluntary basis and will be processed for the purpose of getting an overall picture of you and to evaluate you for the employment in question.

Through the Platform you have the possibility to connect your application to your social media accounts (such as LinkedIn, Facebook and Twitter). If you choose to provide a link to your social media accounts, we will process such personal data based on your consent and review the information in your social media accounts only if it is necessary for the job, for example in order to be able to assess specific risks for a specific function, and only to the extent that the collection of those data is necessary and relevant to the performance of the job which you are being applied for.

Please note that we will use your application data only when recruiting for the vacancy that you applied for. In case we have an intention of processing your personal data for other purposes than the one for that the data was originally collected, we will notify you of such processing before initiating it and request your consent if necessary. For example, if we process your personal data in connection with the recruitment for a specific position, we may ask for a consent to process your personal data in the future in connection with another position in case we find you a suitable candidate for another role within our company. If you consent to this, we will process your data for the purpose of future recruitments and you will become a part of our candidates’ database.

We may collect your contacts from an IKEA employee who referred you, a recruitment company, or career portals or databases such as CV Online, or an employment agency, or education provider or organisation that promotes education. In that case we are informing you immediately and asking for permission to use your personal information in the respect the selection process. If we not receive your permission in 30 days, we are automatically deleting your contacts information.

Submitting the application is voluntarily and you can choose what kind of personal data you want to provide and at what extent. In some cases, depending on the position you have applied for, we may ask you for additional information, e.g., about your driver’s license, if you agree to work on shifts etc. It is your responsibility to provide only valid and genuine personal information. When evaluating an application, we will process the personal data provided in profile, CV and application letter. If you submit information that is not required for the recruitment process, we will not take it into account.

Please be informed, that in case you choose not to provide your personal data, you cannot participate in the recruitment process.

3. How long do we keep your personal data?

Your personal data will be stored in paper and in digital format. The retention period of the data is no longer than 3 months after the vacancy that you have applied for is closed. In case you give your consent to participate in the future recruitment processes for a different vacancy, we will store your personal data for no longer than 1 (one) year starting from the moment, when we receive the consent. In cases when we are receiving information about you other than direct application, e.g. from a person who referred you, and you didn’t provide consent within 30 days, after this period your personal data will be deleted.

4. To whom personal data is disclosed?

We may disclose your personal data to our data processors, e.g. the service providers of IT maintenance services etc.

Because we use TeamTailor's candidate selection platform, owned by Teamtailor AB, to simplify the selection process, Teamtailor AB and its subcontractors may have access to candidates' personal data when providing their services. Teamtailor AB, act as our data processor.

We may transfer your personal data to the relevant public authorities entitled to check compliance only at their request and/or, if necessary, defend the legitimate interest of the company before the state or judicial authorities.

5. Protection of personal data

We use a variety of organisational security measures to protect your personal data. Your personal data are stored safely and are only accessible to a limited number of persons.

6. Your rights

Your rights are:

a) you have the right obtain from us confirmation as to whether or not we process your personal data and, where we do, access to the personal data;

b) you have the right to request that we correct any inaccurate personal data;

c) the right to erase - in some circumstances you have the right to the erasure of your personal data. This does not apply if where processing is necessary for exercising the right of freedom of expression and information, for compliance with a legal obligation or for the establishment, exercise or defence of legal claims;

d) the right to receive yourself or transfer your personal data to in certain circumstances (known as the right to data portability);

e) in some circumstances you have the right to restrict the processing of your personal data;

f) the right to object - you have the right to object to our processing. This applies when data processing is based on legitimate interests pursued by us or by a third party;

g) the right to withdraw your consent to the processing at any time.

To carry out mentioned rights please provide written request to us or to Data protection officer with the contact information mentioned below.

You also have the right to make a complaint to the State data protection inspectorate (http://www.dvi.gov.lv) if you believe that the processing of personal data by us does not comply with applicable legislation.

7. Use of Cookies on TeamTailor platform

When you apply through TeamTailor platform, information about the usage may be stored as cookies. Cookies are passive text files that are stored in the internet browser on the User’s device, such as computer, mobile phone or tablet, when using the Service. We use cookies to improve the user’s usage of the platform and to gather information about, for example, statistics about the usage of the platform. This is done to secure, maintain and improve the platform. The information that is collected through the cookies can in some instances be personal data and is, in such instances, regulated by our Cookie Policy.

Users can at any time disable the use of cookies by changing the local settings in their devices. Disabling of cookies can affect the experience of the platform, for example disabling some functions.

1. Changes to our privacy policy

We keep our Privacy policy under regular review. This privacy policy was updated on 10th of February, 2022.

9. Contact information

If you have questions about the processing of your personal data, requests or if you would like to give us feed-back, please contact:

SIA Paul Mason Properties, registration number 50103951541, legal address: Bikeru st. 2, Dreilini, Stopiņi rural territory, Ropaži municipality, LV-2130, Latvia, phone number: +371 63301000, email address: info@IKEA.lv.

Data protection officer: dpo@IKEA.lv 

You also can contact our Data protection officer by sending a letter to us at the above mentioned address and addressing it to the Data protection officer.